L'avvio di un progetto
Introduzione
Un progetto è un’impresa complessa, unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi - tempo - qualità.
(R.D. Archibald, Project management. La gestione di progetti e programmi complessi, Franco Angeli, Milano, 2004).
I progetti possono essere grandi o piccoli, possono impegnare piccoli gruppi di persone o un team numeroso, possono essere condotti in maniera formale o informale, possono essere realizzati dalla sola organizzazione proponente o da un insieme di partner.
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Ciclo di vita di un progetto
Un progetto è caratterizzato da un ciclo di vita, che è suddiviso in fasi successive fino al raggiungimento dei risultati finali e degli obiettivi prefissati. Ciascuna fase è a sua volta contraddistinta dai processi di gestione, attraverso i quali è possibile pianificare, eseguire e controllare lo stato del progetto durante tutto il suo sviluppo. Le attività svolte per raggiungere gli obiettivi di un progetto non sono solamente quelle di sviluppo, ma anche quelle di gestione. Non è pensabile di realizzare un prodotto o un servizio complesso senza predisporre attività, tipicamente assegnate al Project Manager per l’organizzazione e la gestione del progetto.
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Le fasi
I processi di avvio e pianificazione
Il processo di avvio rappresenta il riconoscimento formale dell’impegno per iniziare un progetto. In esso viene assegnato il Project Manager vengono definite le caratteristiche del risultato che si vuole ottenere. Il processo di pianificazione consiste nella predisposizione e nel mantenimento di uno schema di lavoro che permetta di realizzare i requisiti e raggiungere gli obiettivi del progetto. Dal processo di pianificazione scaturisce il Piano di Progetto documento fondamentale nella gestione dell’intero progetto. Il piano ha l’obiettivo di formalizzare e comunicare il campo di azione del progetto, il contesto, le criticità, gli impegni e le responsabilità. Avvio e pianificazione costituiscono la prima fase del ciclo di vita di un progetto, la fase di start-up. Il processo di pianificazione peraltro continua anche durante le fasi successive, sebbene l’impegno richiesto da parte del Project Manager sia decrescente.
I processi di esecuzione e controllo
I processi di esecuzione, che iniziano a valle dei processi di pianificazione, assicurano il coordinamento delle risorse (persone ed altro) durante lo svolgimento del piano di progetto. I processi di controllo verificano il raggiungimento degli obiettivi prefissati monitorando, mediante avanzamenti periodici, eventuali scostamenti rispetto a quanto pianificato inizialmente nel piano di progetto e predisponendo opportune azioni correttive. I processi di pianificazione, esecuzione e controllo costituiscono la seconda fase del ciclo di vita di un progetto, la fase di avanzamento. Essa generalmente viene eseguita ripetutamente in cicli successivi al fine di rendere attuabili le necessarie azioni di controllo (feedback). Infatti i processi di esecuzione vengono virtualmente interrotti ad ogni ciclo di avanzamento dai processi di controllo, allo scopo di verificare e documentare eventuali scostamenti.
Il processo di chiusura
Il processo di chiusura, ovvero la formalizzazione dell’accettazione di un progetto in modo da poterlo considerare chiuso, coincide con l’ultima fase del ciclo di vita in esame, la fase di close-out. La chiusura del progetto deve prevedere una festa per celebrare la conclusione ed una analisi dei risultati, dei punti di forza, delle aree di miglioramento e delle lesson learned. È fondamentale apprendere da ogni progetto quanto possibile per poter migliorare nei progetti futuri.
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WBS
Un passo fondamentale nel processo di pianificazione di un progetto è la definizione della Work Breakdown Structure (Pianificazione/Scopo, “Crea- re la WBS”).
Si tratta della rappresentazione in forma grafica (o descrittiva) della composizione gerarchica di tutte le attività di un progetto.
Essa parte dal livello più alto (la radice della WBS è sempre il progetto) e riporta la scomposizione “ad albero” delle attività disaggregandole in unità via via più dettagliate fino a raggiugere il cosiddetto Work Package. Il Work Package è la lavorazione minima a cui può essere attribuito un responsabile e una durata.
Per creare la WBS di un progetto valgono alcune regole pratiche, tra cui la regola del 100%: la WBS deve contenere il 100% del lavoro definito dal progetto e tutto ciò che è necessario alla sua realizzazione. La regola si applica a tutti i livelli della gerarchia: la somma del lavoro dei livelli “figli” deve essere uguale al 100% del lavoro previsto dal loro “padre”.
Naturalmente la scomposizione della WBS è corretta se i componenti di livello inferiore sono solo quelli necessari e sufficienti per il completamento dei corrispondenti deliverable (oggetto materiale o immateriale prodotto come risultato di una attività del progetto) di livello superiore.
Essa deve essere sviluppata tenendo conto che ogni elemento deve essere codificato in modo univoco per poterlo collocare immediatamente all’interno della gerarchia. È buona norma, inoltre, definire un dizionario interno alla WBS per chiarire il significato dei termini utilizzati e quindi abbassare il livello di ambiguità delle nozioni utilizzate.
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